「自社に合った勤怠管理方法を選びたい」という経営者・人事担当者に向けて、5方式の比較表・選定フローチャート・費用相場を完全ガイドします。この記事を読めば、法令要件を満たしつつコスト最適な方式を選べるようになります。
🏆 結論：客観的記録が原則。規模と業態で5方式から選定、30人以上はクラウド勤怠が実務標準
2019年4月施行の労働安全衛生法改正により、客観的な方法での労働時間把握が全事業者の義務となりました。主要な方式は①タイムカード、②ICカード、③クラウド勤怠、④PCログ、⑤出勤簿（手書き）の5つ。手書き出勤簿は客観性が弱く推奨されません。従業員10人未満は低コストのタイムカード・ICカード、10〜30人は中価格帯のクラウド勤怠、30人以上は統合型クラウド勤怠が実務標準です。労働時間の記録は3年保存（賃金台帳）、法定三帳簿と連動した管理が求められます。
勤怠管理は単なる事務作業ではなく、複数の法律に根拠を持つ法定義務です。
使用者は労働者の労働時間の状況を、タイムカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法により把握しなければならないと規定されました。e-Gov 労働安全衛生法第66条の8の3に条文があります。管理監督者や裁量労働制対象者も含めた全労働者が対象です。
使用者は賃金台帳を作成し、労働日数・労働時間数・時間外労働時間数・休日労働時間数・深夜労働時間数を記載しなければなりません。違反には30万円以下の罰金。
2017年1月20日策定の厚生労働省「労働時間の適正な把握のためのガイドライン」では、客観的な記録方法として①使用者による現認、②タイムカード等の客観的記録、を原則としています。
手書きやExcel入力は本人が後から修正可能で、客観性が弱いとされます。打刻時点での記録が自動保存される仕組みが望ましいです。
使用者や労基署が記録内容を確認できる形式であることが必要です。ログが残らない方法は客観的記録と認められない可能性があります。
打刻時刻が実際の出退勤時刻と合致していることが前提です。始業時刻の数分前・終業時刻の数分後の打刻は実態との乖離を生みます。
⚠️ 自己申告制は原則不可
Excel・紙台帳・口頭報告による自己申告制は「改ざん可能性」があるため、原則として客観的記録と認められません。やむを得ず自己申告制を採用する場合は、①労働者・管理者への十分な説明、②実態調査の実施、③労働時間の上限設定の禁止、など追加要件を満たす必要があります。
| 方式 | 初期費用 | 月額 | 客観性 | 自動集計 |
|---|---|---|---|---|
| タイムカード（紙） | 1〜3万円 | 数千円（用紙代） | ○ | × |
| ICカード | 5〜15万円 | 0〜1万円 | ◎ | △（別途ソフト要） |
| クラウド勤怠 | 0〜5万円 | 200〜500円/人 | ◎ | ◎ |
| PCログ | 0円 | 0〜200円/人 | ○ | △ |
| 手書き出勤簿 | 0円 | 0円 | × | × |
紙のカードを打刻機に通して時刻を刻印する伝統的な方式です。導入費用が低く、操作が直感的で誰でも使える点がメリットです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 導入コストが安い 操作が簡単 電源があれば運用可能 | 代理打刻の可能性 月末集計の手間 紙の保管スペース必要 外出・在宅勤務に非対応 |
従業員10人未満・事業場が1か所・固定勤務時間の会社。製造業の小規模工場、個人経営の飲食店、小規模小売店などで多用されます。
交通系ICカード（Suica・PASMO等）や社員証をリーダーにかざして打刻する方式です。打刻データは電子的に保存され、USB等でパソコンに転送して集計します。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 打刻が正確 カード紛失リスクが低い（再発行可能） 紙が不要で省スペース | 初期費用が高い 集計ソフトが別途必要 カード忘れで打刻不可 |
従業員10〜30人・本社のみの事業場。オフィスワーク中心でシフトがシンプルな会社で多用されます。
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鮎澤パートナーズに相談するスマートフォン・PC・ICカードリーダー等から打刻し、データがクラウド上で自動集計される方式です。ジョブカン・KING OF TIME・マネーフォワード勤怠・freee人事労務・スマレジタイムカード等が主要サービスです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 在宅・外出時も打刻可能 集計・有給管理が自動 給与計算ソフトと連携 GPS・顔認証で不正防止 法改正への自動対応 | 月額費用がかかる インターネット環境必須 ITリテラシーが必要 |
従業員30人以上・複数拠点・リモートワーク導入企業。成長企業・IT企業・小売チェーン等で急速に普及しています。
| サービス | 月額（目安） | 特徴 |
|---|---|---|
| KING OF TIME | 300円/人 | 打刻方式が豊富、大企業向け |
| ジョブカン | 200円/人〜 | 中小企業向け、使いやすい |
| マネーフォワード勤怠 | 300円/人 | 給与計算と統合、人事労務向け |
| freee人事労務 | 300〜500円/人 | freee会計と統合 |
| スマレジタイムカード | 0〜500円/人 | 30人以下は無料プランあり |
パソコンのログオン・ログオフ時刻を自動記録する方式です。Windows・Macの標準機能のほか、専用ツールでより詳細な記録を取得できます。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 導入コストほぼゼロ 打刻忘れがない サービス残業の把握に有効 | PCを使わない職種に不向き 休憩・中抜けの把握が困難 ログ取得ツールが別途必要 |
デスクワーク中心のIT企業・士業事務所・コンサルティング会社。ただし単独ではなくクラウド勤怠と併用して実労働時間の検証手段として使うケースが多いです。
ノートやフォーマットに出退勤時刻を手書きで記入する方式です。労働時間適正把握ガイドラインでは客観性が弱く、原則として推奨されていません。2〜3人の超小規模事業場を除き、現在では実質的に使われなくなっています。
💡 実務のポイント
弊所が労務監査で見てきたケースでは、従業員5名の士業事務所でも手書き出勤簿を採用している会社が労基署調査で指導を受けた実例があります。30人以下でも月額数千円からクラウド勤怠を導入できるため、コスト削減よりもリスク管理の観点から電子化することを推奨します。
| 従業員数 | 推奨方式 | 月額総コスト（目安） |
|---|---|---|
| 1〜5人 | 無料プランクラウド or タイムカード | 0〜2,000円 |
| 5〜10人 | 低コストクラウド勤怠 | 1,000〜3,000円 |
| 10〜30人 | 標準クラウド勤怠 | 3,000〜9,000円 |
| 30〜100人 | 給与計算統合型クラウド | 9,000〜30,000円 |
| 100人以上 | 大規模向けクラウド or オンプレ | 30,000円〜 |
労働時間の記録、賃金台帳、出勤簿等は作成後3年間の保存義務があります（時効改正により将来5年に延長予定）。退職した労働者の記録も同様に保存が必要です。
労働基準法第108条および同法施行規則54条により、賃金台帳には以下7項目を記載する必要があります。
勤怠管理システムで記録した労働時間が、そのまま賃金台帳と連動する設計にしておくのが実務的です。
従業員数・勤務体系（シフト制/固定勤務）・勤務場所（事業所のみ/リモート含む）・給与計算ソフトとの連携要否を整理します。
無料トライアルを活用して、打刻画面のわかりやすさ・集計機能の正確性・サポート体制を評価します。
打刻方法・休憩時間の取扱・残業申請フローを就業規則に明記します。打刻忘れ時の対応ルールも規定しておきます。
打刻方法の説明会を実施し、マニュアルを配布します。ITリテラシーに差がある従業員への個別サポートも重要です。
導入後1〜2か月は打刻漏れ・修正申請の状況をモニタリングし、運用ルールを微調整します。管理職の承認フローも確認します。
📋 この記事のポイント
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